Es war ein Beschluss des letzten Verbandstages im Jahre 2011, Mitgliedsausweise in unserem Verband einzuführen. Daraufhin wurde vom Bundesvorstand sehr bald eine Arbeitsgruppe eingerichtet, die sich sowohl um die Gestaltung der Ausweise als auch die Umsetzung kümmern sollte. Über das endgültige Aussehen und die Informationen zu dem Mitglied, die unbedingt auf dem Ausweis enthalten sein sollten (die Personalisierung), war man sich relativ schnell einig, Probleme bereitete etwas ganz anderes: Da in unserem Verband Familienmitgliedschaft besteht, war unser bisheriges Mitgliederverwaltungsprogramm so aufgebaut, dass immer nur dem „Hauptmitglied“, auf dessen Namen auch die Siebenbürgische Zeitung versandt wird, z.B. eine Mitgliedsnummer, eine Adresse, die Kreisgruppe usw. zugeordnet werden konnte, der (Ehe)Partner und die Kinder liefen immer nur als „dazugehörig“ auf einer anderen Erfassungsebene mit. Es war also nicht möglich bzw. wäre sehr aufwendig gewesen, eine Datei mit fortlaufenden Daten aller Mitglieder zu erstellen, wie sie zum Druck der Ausweise erforderlich ist. Deshalb stellten wir das Vorhaben vorerst zurück und gingen die Erneuerung der Mitgliederverwaltungssoftware an, die für alle Gliederungen des Verbandes nutzbar gemacht werden sollte. Da keine Software „von der Stange“ gefunden wurde, die unseren Anforderungen entspricht, hat letztendlich eine Münchner Softwarefirma ein Programm für uns angepasst, das sich bereits bei einem anderen Verband bewährt hat. Seit Anfang 2014 haben alle Gliederungen der Verbandes Zugriff auf das neue webgestützte Verwaltungsprogramm und können jeweils die Mitglieder ihres Bereichs einsehen, nach unterschiedlichen Kriterien selektieren, Listen ausdrucken, Serienbriefe erstellen usw. Den acht Landesgruppen sind alle Operationen einer modernen Beitragsverwaltung möglich. Der Bundesverband nutzt es zur Verwaltung der Mitgliederdaten. Als wir das Programm kannten und die ersten „Kinderkrankheiten“ beseitigt waren, gingen wir daran, die Datensätze für die Ausweise vorzubereiten. Jedes ordentliche Mitglied verfügt nun über eine eigene Mitgliedsnummer, für jedes ist eine Anschrift hinterlegt usw. Anfang November 2014 wurden die Daten der Druckerei übermittelt. Die schließlich Anfang Februar gelieferten Mitgliedsausweise wurden unverzüglich den Kreisgruppen zugesandt.

Die Gestaltung des Ausweises

Vorderseite: Im oberen Bereich der Schriftzug „Verband der Siebenbürger Sachsen in Deutschland e.V.“, daneben unser Wappen, blau-rot mit den goldenen Burgen. Im mittleren Bereich die stilisierte Darstellung einer Kirchenburg (Birthälm), rot vor blauem Hintergrund, rechts davon ein rotes Feld. Im unteren Abschnitt die Angaben zum Mitglied: Vorname, Name, Kürzel der Kreisgruppe, der das Mitglied angehört, z.B. A01, Mitgliedsnummer, Geburtstag (im Format ttmmjj). Rechts unten der Text: „Der Inhaber dieses Ausweises ist Mitglied des Verbandes“.

Rückseite: Im oberen Bereich die Aussage, dass der Ausweis Eigentum des Verbandes ist, darunter die Kontaktdaten des Verbandes (Bundesgeschäftsstelle). Im mittleren Bereich findet sich der blau-rote Streifen, auf dem die sieben goldenen Burgen stehen. Im unteren Bereich sind die Nutzungsrechte des Ausweises angeführt. Ganz wichtig ist der Satz: „Er verliert seine Gültigkeit bei Beendigung der Mitgliedschaft und ist an den Verband zurückzugeben“.

Wie gelangt der Ausweis zum Mitglied?

Der Bundesverband hat die Erstellung der Ausweise betreut, überträgt aber den Kreisgruppen deren Verteilung an die Mitglieder. Diese werden die Verteilung möglichst kostenneutral vornehmen. Hier einige Empfehlungen zur Umsetzung:

• den Mitgliedern persönlich aushändigen bei Veranstaltungen der Kreisgruppe

• den Ausweis einem Schreiben (das sowieso an die Mitglieder versendet wird) beilegen. Dieses kann dann per Post oder über das eingespielte Verteilersystem der Kreisgruppe (Zehntfrauen u.Ä.) zugestellt werden

• Abholung durch das Mitglied, z.B. beim Vorsitzenden (oder damit beauftragter Person)

• die „übriggebliebenen“ Ausweise per Extra-Post zusenden.

Zur Lieferung der Ausweise

Die an die Kreisgruppen gesendeten Ausweise sind alphabetisch nach dem Namen der Mitglieder sortiert. Damit ist nicht gewährleistet, dass die Ausweise ein und derselben Familie zusammen und hintereinander gelegt sind. Achten Sie bitte deshalb auf die Mitgliedsnummern, die in der Regel für eine Familie gleichlautend sind, sie unterscheiden sich bloß durch die Endziffern: -01 (z.B. für den Ehemann), -02 (für die Ehefrau) und -03 (für das 1. Kind) usw.

Die Namenslisten wurden dem Hersteller der Ausweise am 10. November 2014 geliefert. Demzufolge sind die Listen heute nicht mehr aktuell, doch hat die Geschäftsstelle die Ausweise von Mitgliedern, die in der Zwischenzeit verstorben, ausgetreten oder in eine andere Kreisgruppe umgezogen sind, herausgenommen. Die seit November 2014 neu beigetretenen Mitglieder und solche, die umgezogen sind, erhalten die Ausweise, die künftig in der Bundesgeschäftsstelle in München gedruckt werden, von uns zugeschickt. In Zukunft erhält jedes Neumitglied ein Begrüßungsschreiben aus der Bundesgeschäftsstelle, dem der bzw. die Mitgliedsausweis/e beigelegt wird/werden.

Die Vorteile des Ausweises

Schon wegen seiner ansprechenden Gestaltung wird der Ausweis zur Identifikation mit der siebenbürgisch-sächsischen Gemeinschaft beitragen, das Mitglied hat seinen Verein praktisch 365 Tage im Jahr bei sich. Nur Mitglieder des Verbandes können den Ausweis besitzen und im persönlichen Bekanntenkreis vorzeigen. Und wir machen es allen, die diesen Ausweis besitzen möchten, leicht, ihn zu erhalten: Wer Mitglied im Verband wird, erhält den Ausweis mit dem ersten Schreiben zugesandt.

Manche Vorstände von Kreisgruppen sehen keinen Vorteil durch die Einführung von Mitgliedsausweisen. Diese Einschätzung mag aus Sicht einzelner Kreisgruppen vielleicht nachvollziehbar sein, wir müssen aber den Wunsch und die Überzeugung der vielen Kreisgruppen beachten, die den Ausweis schon lange haben möchten. Alle Mitglieder unseres Verbandes haben das Recht auf einen Ausweis und jedes Mitglied kann sich nach dem Verbleib des Ausweises bei der/dem Vorsitzenden der Kreisgruppe erkundigen. Neben dem Vorteil, dass künftig bei Veranstaltungen (vom Kaffeenachmittag bis zum Silvesterball) Mitglieder bevorzugt behandelt werden können, haben die Kreisgruppen z.B. bei Mitgliederversam­mlungen kein Problem mehr damit, ausschließlich Mitglieder an Wahlen teilnehmen zu lassen: Der Ausweis fungiert als Stimmkarte. Apropos Bevorzugung: Unsere Empfehlung geht so weit, dass Veranstalter in einer Kreisgruppe sogar Mitgliedern einer anderen/benachbarten Kreisgruppe Vergünstigungen zugestehen können, wenn ihnen dadurch keine Mehrausgaben entstehen.

Wer bekommt den Mitgliedsausweis?

Jedes ordentliche Mitglied ab 14 Jahre erhält einen Ausweis. Ordentliche Mitglieder unseres Verbandes sind auch die Mitglieder der Siebenbürgisch-Sächsischen Jugend in Deutschland (SJD). Die Ausweise der SJD-Mitglieder unterscheiden sich nur insofern von den anderen Ausweisen, als dem Kreisgruppenkürzel „SJD“ ­vorgesetzt ist. Gemäß Satzung wird die Mitgliedschaft durch eine schriftliche Beitrittserklärung erworben. Es könnte passieren, dass manche Ehepartner, die bisher überzeugt waren, Mitglieder des Verbandes zu sein, keinen Ausweis erhalten. Das ist dann wahrscheinlich darauf zurückzuführen, dass sie nie eine Beitrittserklärung unterschrieben haben und deshalb tatsächlich noch keine Mitglieder sind. ­Diesen Personen empfehlen wir eine „Beitrittserklärung für Familienmitgliedschaft“ auszufüllen und unterschrieben an uns zu senden (Formblatt bitte bei der Geschäftsstelle anfordern, Anschrift: Karlstraße 100, 80335 München, Telefon: (089) 23660912, Fax: (089) 23660915); sie werden dadurch ohne zusätzlichen Beitrag ordentliche Mitglieder unseres Verbandes. Wir können bereits erste Erfolge melden: Die Vorsitzende einer großen Kreisgruppe meldete uns, dass mehrere im Verband seit Jahrzehnten aktiv mitarbeitende Frauen enttäuscht seien, weil sie keinen Ausweis erhalten haben. Den Betroffenen war nicht bewusst, dass sie bisher keinen Antrag auf Mitgliedschaft unterschrieben haben und sie somit auch nicht Verbandsmitglieder waren. Nun, die Vordrucke sind bereits unterwegs…

Wir wünschen uns, dass die Ausgabe der Ausweise an unsere Mitglieder möglichst reibungslos verläuft und die Vorteile des neuen Mitgliedsausweises von allen erkannt werden.

Bundesgeschäftsführer Erhard Graeff