HOG Neudorf Geschäftsordnung (Vorschlag)

1.Organisationsform der Heimatortsgemeinschaft (HOG)

Die HOG ist eine Interessengemeinschaft, der alle Neudörfer und deren Nachkommen freiwillig angehören. Die HOG wird durch einen Vorstand vertreten.

Der Vorstand bestimmt die Geschäftspolitik im Rahmen der HOG-Ziele. Beim Neudörfer Treffen legt der Vorstand Rechenschaft über seine Tätigkeiten ab.

2. Ziele der HOG
2.1. Zusammenhalt der Gemeinschaft
Regelmäßig werden Gemeinschaftsveranstaltungen organisiert. Traditionell gehören dazu das Pfingsttreffen in Dinkelsbühl und das Neudörfer Treffen. Weitere Veranstaltungen können nach Bedarf dazukommen.

2.2. Pflege des materiellen und geistigen Kulturerbes
Der evangelische Kirchenbesitz (Friedhof, Kirchenburg, und Pfarrhof) wird auf der Grundlage der Erklärung vom _______ (abgedruckt im Heimatblatt _____) so lange wie möglich erhalten.
Die Beschaffung und Aufbereitung aller möglichen geschichtlichen Unterlagen wird angestrebt, damit diese der Allgemeinheit zugänglich gemacht werden können.

2.3. Unterstützung bedürftiger Neudörfer
Die in Neudorf verbliebenen evangelischen Kirchenmitglieder werden nach Möglichkeit unterstützt. Bei Todesfallen wird ein Zuschuss gewährt. Zu Weihnachten werden kleine Geschenke nach Neudorf gebracht.

2.4. Zusammenarbeit mit den sächsischen Institutionen
Vertreter der HOG-Neudorf nehmen an Veranstaltungen des Bundesverbandes der HOG und anderer sächsischen Institutionen teil.

3. Der Vorstand

3.1. Zusammensetzung des Vorstandes
Dem Vorstand gehören 5 stimmberechtigte Mitglieder und ein nicht stimmberechtigter Beirat bestehend aus 5-10 Regionalvertretern und 1 Kassenprüfer an.

3.2. Aufgabenverteilung innerhalb des Vorstandes:

Erster Sprecher:
-Vertretung der HOG nach Aussen und Innen
-Bewahrung des materiellen und geistigen Kulturerbes
-Zusammenarbeit mit den sächsischen Institutionen

Zweiter Sprecher:
-Koordination der Vorstandsarbeit
-Protokolle bei Besprechungen
-Information
-Redaktion und Herausgabe Heimatblatt

Kassenwart:
-Entgegennahme von Spenden
-Kasse bei Veranstaltungen
-Buchführung über Einnahmen und Ausgaben
-Verbindung zum Hilfskomitee der Siebenbürger Sachsen

Organisation Veranstaltungen:
-Organisation der Gemeinschaftsveranstaltungen
-Vertrieb Heimatblatt
-Vertrieb Informationsmaterial
-Vorbereitung Vorstandswahl

Koordination Aktivitäten Rumänien:
-Erhalt des Kirchenbesitzes in Neudorf
-Verbindung zum Landeskonsistorium in Hermannstadt
-Unterstützung Bedürftiger in Neudorf
-Weihnachtspakete

Darüber hinaus arbeiten die Vorstände vertrauensvoll zusammen und unterstützen einander. Einzelne Aufgaben oder Aufgabenbereiche können auf andere Vorstände oder Beiräte oder andere Personen übertragen werden. Der Beirat unterstützen und kontrolliert den Vorstand bei der Erfüllung seiner Aufgaben. Der Beirat sind die Ansprechpartner des Vorstandes in der Fläche, vor allem bei der Organisation von Gemeinschaftsveranstaltungen, der Durchführung der Wahlen und Verbreitung von Informationen, usw.

3.3. Beschlußfassung
Grundsatzbeschlüsse über HOG-Ziele müssen vom Vorstand einstimmig gefasst werden und vom Beirat mit einfacher Mehrheit angenommen 4 werden.
Beschlüsse über Verfahrensfragen werden vom Vorstand mit einfacher Mehrheit gefasst. Der Beirat wird informiert.

3.4. Pflichten und Aufgaben des Vorstandes
Der Vorstand hat sein Ehrenamt im Sinne der HOG-Ziele nach bestem Wissen und Gewissen zu verrichten. Die Arbeit des Vorstandes ist unentgeltlich.

Die stimmberechtigten Vorstandsmitglieder kommen mindestens einmal jährlich zu Beratungen zusammen.

Über die Beratungen und Beschlüsse sind Protokolle zu führen. Jeder Vorstand ist verpflichtet, seine Aktivitäten zu dokumentieren und die Unterlagen geordnet aufzubewahren. Die Dokumentation wird bei Amtswechsel an den jeweiligen Nachfolger weitergegeben.

Der Vorstand ist verpflichtet, über seine Aktivitäten zu berichten. Hierzu wird vor dem Neudörfer Treffen ein Heimatblatt herausgegeben. Bei Bedarf wird beim Pfingsttreffen in Dinkelsbühl Informationsmaterial verteilt oder es werden Annoncen in der Siebenbürgischen Zeitung aufgeben. Die Regionalvertreter werden nach Möglichkeit in die Beschlussfassung einbezogen. So sie nicht an den Beratungen des Vorstandes teilgenommen haben, werden sie umgehend über die Beschlüsse in Kenntnis gesetzt.

3.5. Wahl des Vorstandes
Der Vorstand wird beim Neudörfer Treffen durch die anwesenden, erwachsenen Neudörfer gewählt. Eine Amtsperiode beträgt 4 Jahre. Die Vorstände werden in geheimer Abstimmung mittels Wahlzettel gewählt. Die zu besetzenden Mandate werden im Heimatblatt bekanntgegeben. Kandidaten müssen dem amtierenden Vorstand (Organisator) bis spätestens einen Kalendermonat vor dem Treffen gemeldet werden. Die Kandidaten werden auf dem Wahlzettel in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt. Stehen mehr Kandidaten zur Wahl als zu besetzende Mandate vorhanden sind, gelten diejenigen als gewählt, die die meisten Stimmen erreicht haben.
Die Regionalvertreter und Kassenprüfer werden beim Treffen vorgeschlagen und durch Handzeichen gewählt.

Bei grobem Verstoß gegen die Ziele der HOG oder Untreue im Umgang mit finanziellen Mitteln kann der Vorstand oder einzelne Mitglieder, auf begründeten Antrag, von den Anwesenden am Neudörfer Treffen entlassen werden. Der Beirat prüft ob der Antrag hinlänglich begründet ist. Bei Entlassung des Vorstandes oder einzelner Mitglieder, wählt die Versammlung per Handzeichen einen provisorischen Vorstand. Dieser muss für das nächste Treffen ordentliche Wahlen vorbereiten.

4. Finanzen

4.1. Kassenführung
Der Kassenwart hat über alle Geldbewegungen in chronologischer Reihenfolge lückenlos Buch zu führen. Die Aufzeichnungen müssen leicht nachvollziehbar und eindeutig sein.
Bei Veranstaltungen gesammelte kleine Spenden (bis 20 DM) werden lediglich in der Summe erfasst. Spenden über 20 DM werden namentlich gebucht und im Heimatblatt bekannt gegeben, soweit dem der Spender nicht ausdrücklich widerspricht.

Einmal jährlich prüft der Kassenprüfer die Kassenführung und entlastet den Kassenwart. Im Heimatblatt wird eine Zusammenfassung der Einnahmen und Ausgaben der letzten zwei Jahre sowie ein Vermerk des Kassenprüfers abgedruckt.

4.2. Einnahmen
Die HOG hat Einnahmen insbesondere aus:
-Erlösen von Veranstaltungen
-Zweckgebundenen Spenden (z.B. für Kirchenbesitz, für Heimatblatt)
-ungebundenen Spenden

4.3. Ausgaben
Bei allen Ausgaben gilt der Grundsatz äußerster Sparsamkeit.
Entsprechend der gesetzten Ziele und der Aufgaben des Vorstandes können insbesondere folgende Ausgaben anfallen.
-Ausgaben zum Erhalt des Kirchenbesitzes Deckung:
-zweckgebundene Spenden
-ungebundene Spenden
Reisekosten aus diesem Anlass können nicht erstattet werden.
-Finanzierung Heimatblatt.
Deckung: Erlöse Veranstaltungen, Spenden
- Reprasentation bei Veranstaltungen sächsischer Institutionen insbesondere für:
Teilnehmerbeiträge, Übernachtungen, Bezug von Informationsmaterial von gemeinschaftlichem Interesse Deckung:
Erlöse Veranstaltungen, Spenden
-Finanzierung besonderer Projekte von gemeinschaftlicher Bedeutung:
z.B. Heimatbuch, Ahnen und Namensforschung, Unterlagen von geschichtlicher und kultureller Bedeutung
Deckung: -Erlöse Veranstaltungen, Spenden
-Arbeitsmittel für die Vorstandsarbeit: z.B. Schreibmittel, Porto, Telefon
Deckung:
Erlöse Veranstaltungen, Spenden
Nicht finanziert werden Fahrtkosten zu Veranstaltungen und Besprechungen, Organisation von Veranstaltungen.
-Unterstützung Bedürftiger in Neudorf:

Deckung:
Erlöse Veranstaltungen, Spenden
Für besondere Anlässe kann der Vorstand, je nach Kassenlage, andere Ausgaben genehmigen.

Der Vorstand