Im vergangenen Jahr wurde das bewährte, seit fast 30 Jahren regelmäßig stattfindende Pressereferentenseminar notgedrungen als Online-Veranstaltung durchgeführt und war gut besucht. Wegen des Zuspruchs (und der andauernden Pandemie) setzen Kulturreferat und SbZ dieses Vorgehen fort und bieten auch 2022 ehrenamtlichen Pressereferenten und anderen Interessierten digitale Schulungen über die Plattform Zoom an. Den Auftakt machte Lisa Schürmann, Referentin für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit beim Weltgebetstag der Frauen – Deutsches Komitee e.V., die in ihrer Präsentation verschiedene Bereiche digitaler Kommunikation (Webseiten, soziale Medien, Messenger-Dienste, Videokonferenzen, kollaboratives Arbeiten sowie Mailings bzw. Newsletter) und deren Vorteile (Erreichen neuer Zielgruppen, direkteres Gespräch und Feedback) vorstellte, den Fokus aber auf Mailings und Newsletter als Informations- und Kommunikationsmittel legte.

Wo wollen wir hin? Von wo aus starten wir? Was wollen wir konkret erreichen? Und wie messen wir dann den Erfolg? Eine Bestandsaufnahme mit Hilfe dieser Fragen sollte vor Beginn der Kommunikationsmaßnahme stehen, um eine Perspektive zu haben, Zielgruppen definieren und Ziele formulieren zu können. Wem möchte ich was wie mitteilen? Welche (digitalen) Kanäle kann ich für Infos nutzen? Habe ich von all meinen Kreisgruppen-, HOG-, Vereinsmitgliedern aktuelle Kontaktdaten? Ebenso gewissenhaft wie die Vorbereitung sollte auch das regelmäßige Überprüfen und eventuelle Anpassen der gewählten Maßnahmen erfolgen – also ruhig öfter sich und andere fragen: Wie läuft’s? Funktioniert das von mir gewählte Vorgehen so, wie ich es mir vorgestellt habe?

Hat man sich für ein Mailing oder einen Newsletter entschieden, gilt es, einen Verteiler mit den Adressen anzulegen, die Themen zu planen, die Versandhäufigkeit festzulegen, die sprachliche, inhaltliche und grafische Gestaltung zu überlegen sowie eine fesselnde und/oder überraschende Betreffzeile zu formulieren, damit die E-Mail nicht sofort weggeklickt wird oder sogar gleich im Spam-Ordner landet. Wichtig für den Inhalt: überraschenden Einstieg wählen, kurze Texte verfassen, Längeres verlinken, übersichtlich bleiben! Bei der Flut an E-Mails, die heutzutage in jedem Postfach landet, ist es wichtig sich abzuheben, um die Empfänger überhaupt zum Öffnen und Lesen der Nachricht zu animieren.

Praktische Tipps lieferte Lisa Schürmann für das Erstellen einer Serien-E-Mail mit Word, zu professionellen Anbietern von Newsletter-Diensten (CleverReach, mailerlite, rapidmail) sowie der WhatsApp-Funktion „Broadcast“, die von den Seminarteilnehmern besonders intensiv im parallel laufenden Zoom-Chat diskutiert wurde. Zum Abschluss griff die Referentin aus dem weiten Feld des Datenschutzes zwei wichtige Punkte heraus: Für den Newsletter-Versand muss ein so genanntes Double-Opt-In (doppeltes Einverständnis des Empfängers) eingeholt und digital dokumentiert werden; außerdem muss den Empfängern die Möglichkeit gegeben werden, sich jederzeit abmelden zu können. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich Rücksprache mit der/dem Datenschutzbeauftragten (im Verband der Siebenbürger Sachsen ist Detlef Schuller zuständig, der über die E-Mail-Adresse datenschutzbeauftragter[ät]siebenbuerger.de zu erreichen ist). Nach der Präsentation war ausreichend Zeit für Fragen aus dem Teilnehmerkreis angesetzt, die sowohl mündlich als auch über den Chat genutzt wurde.

Der nächste Online-Presseabend der SbZ und des Kulturreferats mit dem Journalisten Michael Acker zum Thema „Zusammenarbeit mit der Lokalpresse“ findet am 28. April um 19.00 Uhr statt. Anmeldungen sind bei der Bundeskulturreferentin Dagmar Seck unter kulturreferat[ät]siebenbuerger.de möglich.

Doris Roth