Eine sechsköpfige Jury bestimmt aus allen Einsendungen den mit 2 000 Euro dotierten Preisträger. Die Entscheidung der Jury ist nicht anfechtbar, der Rechtsweg ist ausgeschlossen. Benachrichtigt über das Ergebnis des Wettbewerbs wird persönlich nur der Preisträger/die Preisträgerin, die anderen TeilnehmerInnen können das Ergebnis aus der Presse (Siebenbürgische Zeitung, Allgemeine Deutsche Zeitung für Rumänien, Hermannstädter Zeitung) Ende März 2025 erfahren.

Die Bewertung erfolgt anonymisiert wie folgt: die Bewerbungstexte sind - unter Angabe von zwei Großbuchstaben, gefolgt von einer vierstelligen Kennziffer vor jedem Titel - im Word-Format, in einer einzigen Datei, unter diesem Kennwort zu richten an: contact[ät]erwinjoseftigla.ro oder erwinjoseftigla[ät]yahoo.com. Unter demselben Code soll auch eine Kurzvita, ebenfalls im Word-Format - separate Datei, mit den Kontaktdaten eingereicht werden.

Eine Jury, bestehend aus Christian T. Klein (Preisträger für das Jahr 2023, als Vorsitzender), Dr. Waldemar Fromm, Katharina Kilzer, Hellmut Seiler, Dr. Olivia Spiridon, Barbara Zeizinger sowie dem nicht stimmberechtigten Sekretär der Jury, Erwin Josef Ţigla, befindet über den Preisträger.

Die Vergabe erfolgt – unter Vorbehalt – im Rahmen der 35. Auflage der Deutschen Literaturtage (3.-6. April 2025) in Reschitza in Rumänien, der Geburtsstadt von Rolf Bossert. Die Preisträgerin / der Preisträger sollte grundsätzlich mit ihrer / seiner Anwesenheit bei der Preisverleihung einverstanden sein.

Der Preis wird gefördert vom Institut für donauschwäbische Geschichte und Landeskunde Tübingen, dem Kulturwerk der Banater Schwaben München und der Landsmannschaft der Banater Schwaben München. Das Sekretariat der Gedächtnispreis-Vergabe liegt beim Kultur- und Erwachsenenbildungsverein „Deutsche Vortragsreihe Reschitza“ und beim Demokratischen Forum der Banater Berglanddeutschen in Reschitza / Rumänien. Dem von Gedächtnispreis-Initiator Hellmut Seiler gegründeten und betreuten Freundes- und Förderkreis gehören mittlerweile 77 Personen an. Die Preisträger der vorangegangenen Ausgaben sind: Alexander Estis (2020), Britta Lübbers (2021), Bastian Kienitz (2022), Christian T. Klein (2023) und Dietrich Machmer (2024).