22. Februar 2023

So ein Schloss macht viel Arbeit: Blick hinter die Kulissen

Jenseits der Aufgabe, Kultur und Begegnung zu schaffen und siebenbürgische Kultur einer breiten Öffentlichkeit bekannt zu machen, hat das Siebenbürgische Kulturzentrum „Schloss Horneck“ e.V. (Schlossverein) als Besitzer des Schlosses sehr komplexe Aufgaben zu meistern, die denen eines großen Betriebs gleichen: Instandhaltung eines Baudenkmals und seiner Außenflächen, Vermietung und Verpachtung, Verwaltung, Finanzen, Marketing, Spenden-, Mitgliederakquise und -betreuung, jährliche Berichterstattung an die Bundesbeauftragte für Kultur und Medien (BKM). Der Verein muss den Spagat leisten, gleichzeitig gemeinnützig und unternehmerisch zu sein, eine Quadratur des Kreises. Nur 1,75 Arbeitsstellen (Büro und Hausmeister) unterstützen dabei. Große Arbeitsfelder werden ausschließlich ehrenamtlich gemeistert. Ziel ist es, den dortigen siebenbürgischen Institutionen ein gut erhaltenes Schloss als räumliche Basis zu bieten und einen lebendigen Identifikationsort für alle Siebenbürger Sachsen zu schaffen. Wichtige Vereinsaufgaben werden hier vorgestellt.
Immobilienbewirtschaftung: Wer eine Immobilie besitzt oder sich gärtnerisch betätigt, hat eine vage Vorstellung, was es heißt, ein Schloss­gebäude mit 4650 Quadratmeter ­vermietbarer Fläche und 7600 Quadratmeter Außenbereich (Grünfläche, Hangwald, Schotterwege etc.) zu bewirtschaften. Das entspricht mehr als 30 Einfamilienhäusern mit einem Garten von jeweils 250 Quadratmetern. Das Team, das für eine fachgerechte Bewirtschaftung nötig ist, überschreitet bei weitem eine Hausmeisterstelle und 0,75 Stellen im Büro, die festangestellten Personen des Schlossvereins. Ohne das vorbildliche Engagement der Mitarbeiter und ehrenamtliche, wöchentliche Ganztagstätigkeiten vor Ort wäre diese Aufgabe nicht zu bewältigen.

Instandhaltung des Schlossgeländes: Das Gelände hat tausende Ecken und Winkel, wie z.B. das große ­Nebengebäude mit Zugang zum Burggraben mit der wertvollen Heizungsanlage von 1906 und der Maschinenhalle mit verschachtelten Nebenräumen. Um die gesamte Anlage instand zu halten, organisiert der Schlossverein regelmäßig Arbeitseinsätze von ehrenamtlichen Helfern. Beispielsweise haben 22 Helferinnen und Helfer im April 2022 einige Räume entrümpelt, Flohmarktsachen sortiert und bei nasskalter Witterung 15 Tonnen Splitt auf dem Parkplatz im Burggraben verteilt. Zäune und Geländer wurden als Abgrenzung zum abschüssigen Schlossberg sowie zur Sicherung der Wege im Schlossumfeld erneuert.

Waldbegehungen: Waldbegehungen sind eine Sache für Profis. Der große Laubwald, der zum Schloss gehört, wurde im Juli 2022 von Dr. Johann Kremer und Frieder Schaser, zwei Forstsachverständigen, ehrenamtlich inspiziert. Das Ergebnis sind Zielsetzungen und Empfehlungen, etwa zur Sicherung von Steinen, die sich aus dem Mauerwerk des Schlosses lösen. Abgestorbene Bäume sollen über mehrere Jahre hinweg selektiv gefällt werden, das Totholz wird im Wald belassen. Mit der Stadt und der Forstbehörde werden Maßnahmen im Wald abgestimmt und die Kostenübernahme für die Sanierung der Burghaldenmauer geklärt.
Helfer verteilen in einer Arbeitsaktion im ...
Helfer verteilen in einer Arbeitsaktion im letzten Jahr 15 Tonnen Splitt im Burggraben auf die Parkplätze. Foto: Inge Hermann

Finanzplanung, Steuern, Personalführung, Büro – wie in einem großen Betrieb

Rechnungsprüfung und -begleichung: Jährlich gehen im Zusammenhang mit der Schlossbewirtschaftung bis zu 100 Rechnungen im Sekretariat und der Buchhaltung ein. Diese müssen geprüft und kategorisiert werden, nach Umlagefähigkeit der Kosten, Mehrwertsteuerabzugsberechtigung und eventueller Weiterberechnung. Schloss Horneck hat nicht nur die siebenbürgischen, gemeinnützigen Institutionen als Nutzer, sondern auch ein umsatzsteuerabzugsberechtigtes Schlosshotel. Steuerberaterin Gwendoline Roth führt vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung durch, die der Schlossverein vor Ort überprüft.

Einnahmen-Überschussrechnung: Sie steht am Jahresende an, vergleichbar mit der Bilanz eines Unternehmens. Diese Einnahmen-Überschussrechnung kann nur dann fristgerecht zum 30. September jeden Jahres erstellt werden, wenn die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig an alle Mieter im Schloss gestellt und bezahlt wird.

Vermietung und Nebenkostenabrechnung: Als Mieter kennt man es: Ein externer Immobilienverwalter erstellt jährlich die Nebenkostenabrechnung, dann erfolgt entweder eine Gutschrift oder eine Nachzahlung. So einfach ist das aber nicht auf Schloss Horneck. Für viele technische Einrichtungen bestehen Wartungsverträge. Die jeweiligen Wartungen müssen vom Hausmeister und von Vorstandskollegen organisiert und überprüft werden. Allein die Nebenkostenabrechnung bedeuteten jährlich über 40 ehrenamtliche Stunden, die der Verein nicht mehr ehrenamtlich leisten kann und ab 2023 an einen externen Dienstleister vergibt.

Budgetplanung: Die jährliche Budgetplanung am Jahresanfang für die nächsten Jahre wird stets an aktuelle Gegebenheiten angepasst. Die Reparatur der Fenster, Fensterläden, der Fassadenanstrich, die sehr kostspielige Dachreparatur stehen in naher Zukunft an. Die aktuelle wirtschaftliche Lage, hohe Energiekosten, hohe Inflationsraten zwingen den Verein, Reparaturen auf dringende Notwendigkeit zu überprüfen und ggf. zu verschieben, um finanzielle Verpflichtungen, auch der finanzierenden Bank gegenüber, erfüllen zu können.

Gemeinnützigkeit: Der Verein darf sich nicht bereichern, die Gemeinnützigkeit wird regelmäßig durch das Finanzamt überprüft. Mieteinnahmen werden komplett für den Erhalt des Schlosses und die Abzahlung des Schlossumbau-Kredits bei der Bank genutzt. Die Mieten der siebenbürgischen Institutionen liegen unter dem aktuellen, offiziellen Mietpreisniveau. Dies ist ein gemeinnütziger Beitrag des Schlossvereins zur Unterstützung der siebenbürgischen Institutionen. Große Projekte, wie informative Themenwände im Schlosshotel, oder Veranstaltungen werden über Spenden finanziert, eventuell teilgefördert.

Personalführung und regelmäßige Jour fixe mit dem Schlosshotel: Das Sekretariat und der Hausmeister werden in ihren Aufgaben geführt und unterstützt. Mit der Leitung des Schlosshotels gibt es monatliche Online-Jour-fixe, in denen Probleme (z.B. Pandemie, Schließung, Energiekrise), anfallende Reparaturen, Planungen, Stand der Auslastung, Veranstaltungen u.a. in guter Zusammenarbeit besprochen werden.

Verpflichtungen der BKM gegenüber: Der Bundesbeauftragten für Kultur und Medien (BKM) berichtet der Schlossverein jährlich, über einen Zeitraum von 25 Jahren, seine Aktivitäten im Bereich Kultur und Begegnung im Schloss. Der qualitative Verwendungsnachweis für die Förderung wurde abgeschlossen; dem Verein wurde bescheinigt, die Anforderungen mehr als erfüllt zu haben. Der Schlossverein hofft, dass die BKM zeitnah auch die quantitative Verwendungsnachweisprüfung abschließt, um den Umbau ad acta zu legen.

Marketing und Netzwerk: Diese Aufgaben haben einen hohen Stellenwert.

Regelmäßige Presseberichte in der Siebenbürgischen Zeitung, aber auch in der lokalen, regionalen und in der deutschen Presse Rumäniens, sorgen für Transparenz und steigern den Bekanntheitsgrad.

Neue Website: Internetpräsenz ist wichtig. Deswegen wird die alte Website überarbeitet und an neue moderne Anforderungen angepasst. Touchscreen und Mediathek im Schloss müssen auch restauriert und auf den aktuellen Stand der Technik angepasst werden.

Social-Media-Kanäle: Facebook, Instagram, Youtube und LinkedIn werden inzwischen allesamt vom Schlossverein bedient. Da das Schloss etwas abgelegen ist, kann es über Medienpräsenz nie in Vergessenheit geraten und es finden viele Touristen und siebenbürgische Gäste den Weg ins Schloss. Der Schlossverein informiert eine breite Öffentlichkeit über seine Arbeit und freut sich, wenn viele Abonnenten (kostenlos) ihn auch in den sozialen Medien unterstützen. Viele Videos von Veranstaltungen des Vereins sind auf Youtube veröffentlicht, inzwischen wurden schon über 80 Videos ehrenamtlich erstellt.

Werbung: Immer wieder gibt es große Werbeaktionen des Vorstands, sei es, um ehrenamtliche Helfer und Unterstützer zu finden für das Fest-Team der Veranstaltungen, Kulturpaten zur Veranstaltungsunterstützung oder Mitgliederwerbung für den Verein.

Mitglieder- und Spendenakquise und deren Betreuung: Finanzielle Unterstützung des Vereins in Form von Mitgliedschaften oder Spenden ist überlebenswichtig, da der Verein keine öffentliche Förderung bekommt. Die Aufgabe, das Schloss zu erhalten ist sehr kostspielig. Deswegen sind Mitglieder- und Spendenakquise sehr wichtig für den Verein, Der Verein hat keine Stiftung oder Besitztümer und bezahlt noch den Umbau-Kredit bei der Bank ab. Vermietungs- und Verpachtungserträge bilden Rücklagen für den Erhalt des Schlosses. Die Mitglieder- und Helferzahlen im Verein wachsen dankenderweise und ermöglichen immer mehr Kultur und Begegnung im Schloss.

Vereinsnachrichten: Eine ansprechende Broschüre über Aktivitäten des Vereins erscheint jährlich und wird per Post und digital an Mitglieder, Spender, Unterstützer verschickt.

Spendenprojekte: Das Projekt „Siebenbürgen im Schlosshotel“ bringt den Gästen im Hotel die Geschichte und Kultur Siebenbürgens näher und weckt in den siebenbürgischen Gästen Heimatgefühle. Weitere informative Themenwände über Siebenbürgen benötigen auch 2023 die Arbeit von Experten.

Das sind nur die regelmäßigen Aufgaben hinter den Kulissen von Kultur und Begegnung im Schloss, die eine sehr kleine Gruppe von Menschen ehrenamtlich bewältigen muss und schon jahrelang bewältigt hat: 14 Vorstände, ein kooptierter Vorstand, drei Berater. Viele Helfer sind zusätzlich bei Veranstaltungen im Fest-Team aktiv. Ganz herzlichen Dank an alle, die bei diesen vielfältigen ehrenamtlichen Aufgaben professionell mitwirken. Das große Projekt Schloss Horneck kann auf Dauer nur mit vielen Menschen fortgeführt werden, Der Schlossverein hofft auf viele Mitgliedschaften, um diesen Identitätsort lebendig zu erhalten.

Dr. Axel Froese

Schlagwörter: Schloss Horneck, Schlossverein, Organisation

Bewerten:

42 Bewertungen: o

Neueste Kommentare

  • 27.02.2023, 10:48 Uhr von Heidirau: Hallo Frau Hummes, Ihre Formulierung "Das Betteln um Spenden beginnt schon jetzt" finde ich recht ... [weiter]
  • 24.02.2023, 20:02 Uhr von Ursula Hummes: Interessant zu lesen, was so alles anfällt in Siebenbürgen im Schloss. Noch gar nicht so lange für ... [weiter]

Artikel wurde 2 mal kommentiert.

Zum Kommentieren loggen Sie sich bitte in dem LogIn-Feld oben ein oder registrieren Sie sich. Die Kommentarfunktion ist nur für registrierte Premiumbenutzer (Verbandsmitglieder) freigeschaltet.